Das Anforderungsprofil der Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“ ist breit gefächert und umfasst eine Vielzahl an Kompetenzen, welche Ihnen im Laufe Ihrer Ausbildung vermittelt werden.

Assistenz und Sekretariat – die Kompetenzen im Überblick

Klassische Sekretariatskompetenzen: Hierbei wird ein hoher Anteil an Eigenverantwortlichkeit und Selbstständigkeit vorausgesetzt.

• Planung, Durchführung und Koordination aller administrativen Aufgaben
• Postbearbeitung (Eingang, Ausgang, Umlauf)
• Elektronische Kommunikation (E-Mails schreiben, versenden, überwachen und weiterleiten)
• Telefongespräche entgegennehmen, weiterleiten sowie selbstständig führen
• Büromaterialbestellungen
• Verwaltung von vertraulichen Daten und Akten (Dokumentenablage und Archivierung)
• Terminkoordination
• Projektassistenz (Meetings/Veranstaltungen vorbereiten, organisieren, betreuen und nachbearbeiten)
• Betreuung von Gästen
• Travelmanagement (Reiseorganisation inkl. Vorbereitung der Reisekostenabrechnung)
• Sicherung des internen und externen Kommunikationsflusses

Methodenkompetenz: Es wird hierbei die Bereitschaft und Fähigkeit vorausgesetzt, verschiedene methodische Ansätze situations- und personengerecht anzuwenden, um damit effizientere Ziele zu erreichen.

• Zielorientierung
• Planung, Organisation und Koordination von Arbeitsabläufen
• Problem- und Fehlererkennung
• Zeit- und Selbstmanagement
• Projektmanagement
• Arbeitsmethoden- und Techniken

Die Wahlqualifikation „Kaufmännische Steuerung und Kontrolle“ besteht aus den Themenschwerpunkten Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling.

Finanzbuchhaltung

• Kennenlernen der Vorgänge und des Belegdurchlaufs von der Beschaffung bis zur Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung
• Eingeben von Vorbindungen zur Überwachung finanzieller Mittel
• Erfassen, Kontieren und Buchen von Belegen
• Erstellen von Ausgangsrechnungen
• Mitarbeit beim betrieblichen in- und ausländischen Zahlungsverkehr
• Zuarbeit zu periodengerechten Abschlussarbeiten
• Ablage und Archivierung erledigter Geschäftsvorgänge unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Bearbeiten von Vorgängen in der Anlagenbuchhaltung
• Unterstützen bei der Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

• Kennenlernen des Aufbaus der KLR am DIfE
• Anfordern und Aufbereiten von Kennzahlen als Grundlage für betriebliche Entscheidungen

Controlling

• Überwachen der Inanspruchnahme der Budgets in den wissenschaftlichen Abteilungen
• Aufbereiten von Daten aus der Finanzbuchhaltung
• Durchführen von Soll/Ist-Vergleichen
• Mitarbeit beim Erstellen von Statistiken und Berichten

Die Wahlqualifikation „Personalwirtschaft“ besteht aus den Themenschwerpunkten Personalsachbearbeitung sowie Personalbeschaffung und -entwicklung. Hier werden Sie umfangreiche Tätigkeiten kennenlernen und eigenverantwortlich durchführen.

Personalsachbearbeitung

• Abwickeln von Mitarbeiterein- und -austritten
• Erfassen von Stamm- und Bewegungsdaten
• Abrechnen von Entgelten unter Berücksichtigung von tarif-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen
• Mitwirken bei monatlichen und jährlichen Abschlussarbeiten
• Zusammenarbeit mit Krankenkassen und Behörden
• Führen von Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit
• Erstellen von Bescheinigungen
• Bearbeiten von Abwesenheitszeiten unter Beachtung von gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen
• Erteilen von Auskünften
• Erarbeiten und Aufbereiten statistischer Auswertungen

Personalbeschaffung und -entwicklung

• aktive Teilnahme am Bewerbermanagement
• Mithilfe bei der Erstellung von Stellenausschreibungen
• Erfassen und Bearbeiten der Daten aller eingehenden Bewerbungen
• Schreiben von Eingangsbestätigungen und Absagen
• Vereinbaren und Koordinieren von Terminen
• Organisieren von Maßnahmen im Rahmen der Aus- und Weiterbildung

Kleinere Beschaffungsvorgänge gehören zu den Grundfertigkeiten aller auszubildenden Kaufleute für Büromanagement. Sie stellen den Bedarf an Produkten und Dienstleistungen fest, disponieren Mengen und Termine, recherchieren Anbieter und holen Angebote ein. Aufmerksam steuern sie den operativen Einkaufsprozess. Einen besonderen Reiz der Wahlqualifikation macht die Mitwirkung am strategischen Einkauf aus: Konditionen und Rahmenbedingungen werden verhandelt und wenn nötig optimiert.

Dabei besteht die Wahlqualifikation „Einkauf und Logistik“ aus den Themenschwerpunkten "Bedarfsermittlung", "Operativer und Strategischer Einkaufsprozess" sowie "Lagerwirtschaft".

Folgende Tätigkeiten erwarten Sie:

Bedarfsermittlung

• Bedarf an Produkten und Dienstleistungen feststellen
• Mengen und Termine disponieren

Operativer Einkaufsprozess

• interne Einkaufsrichtlinien und Rahmenverträge sowie betriebliche Compliance einhalten
• Bezugsquellen ermitteln, analysieren und Lieferantenvorauswahl treffen
• Angebote einholen und vergleichen
• Bestellungen durchführen
• Auftragsbestätigungen mit Bestellungen vergleichen
• Vertragserfüllung überwachen und bei Vertragsstörung entsprechende Maßnahmen einleiten

Strategischer Einkaufsprozess

• bei der Verhandlung von Einkaufskonditionen mitwirken
• Lieferanteninformationen für Entscheidungen systematisch erfassen
• bei der Erstellung von Rahmenverträgen mitwirken
• Prozesse der Bedarfsermittlung und des Einkaufs reflektieren und Verbesserungen vorschlagen

Lagerwirtschaft

• unterschiedliche Systeme der Lagerwirtschaft vergleichen
• vom Ausbildungsbetrieb genutztes Lagersystem bei logistischen Abläufen mitwirken
• Wareneingang prüfen
• Mängelbeseitigung veranlassen
• Bestände erfassen, kontrollieren und bewerten